CONNECT FLEET - ALGEMENE VERKOOP- EN SERVICEVOORWAARDEN 

Versie van 20 februari 2025 

1.         ACHTERGROND 

Deze algemene verkoop- en servicevoorwaarden (hierna de "AV" of de "Overeenkomst") zijn van toepassing op de verkoop en/of levering van diensten door Connect Fleet (de "Diensten") tussen het bedrijf Free2move Belgium SRL, met hoofdkantoor te Bourgetlaan 20 bus 2, 1130, Brussel, België, geregistreerd onder ondernemingsnummer 0739.870.171 (hierna "Free2move" of de "Dienstverlener" genoemd) en haar klanten (hierna de "Klant" genoemd), gedefinieerd als de ontvangers van de door Free2move geleverde diensten (de "Diensten"), tenzij anders overeengekomen in een specifieke overeenkomst of contract ondertekend tussen de Partijen (de "Partijen"). 

De Algemene Voorwaarden vormen een ondeelbaar geheel. Ze zijn van toepassing in Benelux en in de landen waar de uitgeruste voertuigen worden gebruikt. Eventuele tolerantie van Free2move in geval van niet-naleving van een of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden mag niet worden opgevat als een verklaring van afstand van de toepassing ervan. Eventuele algemene inkoopvoorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. 

De AV definiëren de voorwaarden waaronder Free2move de Klant alle of een deel van de volgende diensten levert: 

- Levering van ingebouwde apparatuur; 

- Installatie van ingebouwde apparaten in de voertuigen van de Klant; 

- Levering van een verbonden platform en gegevensverwerkingsdiensten, inclusief rapporten; 

- Opleidingsdiensten; 

- Klantenservice; 

- andere diensten zoals overeengekomen door de partijen in een order en zoals anderszins schriftelijk overeengekomen. 

De verschillende door de klant geselecteerde diensten worden vermeld in het bestelformulier. Door elk bestelformulier en/of elke offerte te ondertekenen, verklaart de klant dat hij deze algemene voorwaarden zonder voorbehoud aanvaardt. Alle andere voorwaarden zijn alleen bindend voor Free2move indien deze schriftelijk door Free2move zijn bevestigd. 

De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving door Free2move worden gewijzigd. In dat geval zijn de nieuwe voorwaarden alleen van toepassing op bestellingen die na de inwerkingtreding ervan worden geplaatst. 

2.        DEFINITIES 

De in dit document gebruikte termen, zowel in het enkelvoud als in het meervoud, hebben de hieronder vermelde betekenis. 

"Werkdag" betekent elke dag die geen zaterdag, zondag of feestdag in Benelux is; 

"Ingebouwd apparaat": het hardwareapparaat (GSM- en GPS-telematicabox) dat in het voertuig van de klant is ingebouwd, zoals beschreven in de bestelling, samen met de bijbehorende apparatuur: kabelsets, lezers en zendontvangers, sondes, enz. Het ingebouwde apparaat kan origineel zijn ('originele uitrusting') of na de productie van het voertuig zijn geïnstalleerd (' '). Het door Free2move geleverde aftermarket-apparaat heet GP8000 of GP8500. 

"Gegevens": de telematicagegevens die door Free2move via het ingebouwde apparaat worden verzameld en op het softwareplatform worden opgeslagen voor de behoeften van de klant; 

"Vertrouwelijke informatie": deze overeenkomst en alle informatie in welke vorm of op welk medium dan ook die geheim is of anderszins niet openbaar beschikbaar is (hetzij geheel of gedeeltelijk, met inbegrip van de configuratie of assemblage van de onderdelen ervan), met inbegrip van rekeningen, bedrijfsplannen, bedrijfsmethoden, strategieën en financiële prognoses, belastinggegevens, correspondentie, ontwerpen, tekeningen, handleidingen, specificaties, informatie over klantenverkoop of leveranciers, technische of commerciële expertise, software, formules, processen, methoden, kennis, knowhow, handelsgeheimen en andere informatie in welke vorm of op welk medium dan ook, mondeling of schriftelijk bekendgemaakt vóór of na de Startdatum, samen met alle kopieën, samenvattingen, reproducties of uittreksels van dergelijke informatie die door een partij duidelijk als vertrouwelijk is aangemerkt of die redelijkerwijs als vertrouwelijk kan worden beschouwd; 

"Bestelling" betekent de bestelling van de Klant voor Diensten zoals uiteengezet in een formulier en/of een offerte; 

Verbonden platform of oplossing: een mobiliteits- en wagenparkbeheeroplossing die gegevens van de apparaten in de voertuigen van de klant verzamelt en samenvoegt (geolocatie, snelheid, kilometerstand, dashboardwaarschuwingen, identificatie van de bestuurder) en mogelijk opdrachten verzendt (vergrendelen, ontgrendelen, motor starten of uitschakelen). Hiermee kan de klant mobiliteitsdiensten aanbieden, zoals wagenparkbeheer, het op afstand volgen van gestolen voertuigen, immobilisatie op afstand, autodelen en digitale verhuur. 

Een verwijzing naar een wet of wettelijke bepaling is een verwijzing naar deze wet of wettelijke bepaling zoals gewijzigd of opnieuw vastgesteld. Een verwijzing naar een wet of wettelijke bepaling omvat alle ondergeschikte wetgeving die op grond van die wet of wettelijke bepaling is vastgesteld. 

Woorden die volgen op termen als "met inbegrip van", "omvatten", "in het bijzonder", "bijvoorbeeld" of soortgelijke uitdrukkingen, moeten worden opgevat als illustratief en beperken niet de betekenis van de woorden, beschrijving, definitie, zin of term die aan deze termen voorafgaan. 

Woorden in het enkelvoud omvatten ook het meervoud en vice versa. 

Verwijzingen naar een persoon omvatten een individu, bedrijf, rechtspersoon, vennootschap, vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, firma, partnerschap, joint venture, overheid, staat of overheidsinstantie. 

Een verwijzing naar schriftelijk of schriftelijk omvat ook e-mail. 

3.        BESTELLINGEN 

De klant bestelt de diensten bij Free2move door een bestelformulier of een offerte te ondertekenen. 

Bestellingen zijn definitief en kunnen niet worden geannuleerd of gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Free2move. Tenzij kan worden aangetoond dat de annulering te wijten is aan Free2move, worden eventuele aanbetalingen door Free2move ingehouden als compensatie voor vroegtijdige beëindiging. 

Bestellingen kunnen binnen minimaal 2 werkdagen (zaterdagen, zondagen en feestdagen uitgezonderd) na ontvangst door Free2move worden verwerkt. 

De leverings-, installatie- en activeringstermijnen zijn slechts indicatief en kunnen variëren naargelang de regio, de beschikbaarheid van voorraden of de beschikbaarheid van technici. Vertragingen geven geen recht op schadevergoeding, weigering van goederen of annulering van de bestelling, tenzij de Klant aantoont dat de Dienstverlener in gebreke is gebleven. 

Free2move verbindt zich ertoe de Klant op de hoogte te stellen van elke tijdelijke of permanente onbeschikbaarheid van de Ingebouwde Apparaten, waarbij een dergelijke onbeschikbaarheid elke leveringstermijn nietig maakt. 

Free2move behoudt zich het recht voor om zijn leveringen op te schorten in geval van een gebeurtenis die de zichtbare solvabiliteit van de Klant kan verminderen. 

4.       LEVERING VAN INGEBEDDE APPARATEN 

Met het oog op het gebruik van de Oplossing kan Free2move de Klant Ingebouwde Apparaten leveren onder de financiële voorwaarden die zijn vastgelegd in het Bestelformulier en/of de offerte. 

Free2move draagt de risico's die verbonden zijn aan de levering van de ingebouwde apparaten tot aan het moment van levering op de door de Klant aangewezen locatie voor een gebied zoals gedefinieerd in het Bestelformulier. De ingebouwde apparaten worden vervoerd op kosten en onder verantwoordelijkheid van Free2move. Free2move is verantwoordelijk voor de keuze van de vervoerder en het afsluiten van de nodige verzekeringen. De Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat de risico-overdracht met betrekking tot de Ingebouwde Apparaten plaatsvindt bij levering van de Ingebouwde Apparaten op de bovengenoemde locatie en na volledige lossing. 

Voor gebieden buiten de Europese Unie wordt een wijziging van deze voorwaarden opgesteld. 

Bij levering moeten de ingebouwde apparaten binnen 5 werkdagen door de klant worden aanvaard. Indien dit niet gebeurt, worden de ingebouwde apparaten geacht door de klant te zijn aanvaard. Aanvaarding door de klant houdt in dat de ingebouwde apparaten volledig aan de dienstverlener worden betaald. 

Er wordt overeengekomen dat de eigendom van elk ingebouwd apparaat individueel is en dat de eigendomsoverdracht plaatsvindt bij betaling van de volledige prijs. Niettegenstaande het voorgaande komen de partijen overeen dat Free2move bij levering van het ingebouwde apparaat de klant een licentie verleent om het ingebouwde apparaat te gebruiken voor de doeleinden van het project van de klant. In geval van betaling in termijnen verwerft de Klant het eigendom van het betreffende Ingebouwde Apparaat in termijnen bij elke betaling totdat de volledige prijs is betaald, waarna de volledige en definitieve overdracht van het eigendom van het Ingebouwde Apparaat aan de Klant plaatsvindt. 

Free2move verbindt zich ertoe om de ingebouwde apparaten te garanderen gedurende een periode van zesendertig maanden (36 maanden) vanaf de leveringsdatum en verbindt zich er in dit verband toe om elke door de klant aan de dienstverlener gemelde storing te diagnosticeren en de nodige maatregelen te nemen om elke aldus gediagnosticeerde storing te verhelpen of te omzeilen, met inbegrip van: 

-         Vervanging van niet-functionerende boordapparatuur (of reserveonderdelen, indien nodig); 

-         Het corrigeren en/of op afstand leveren van patches en nieuwe versies van de ingebouwde software. 

Deze garantie is strikt beperkt tot de reparatie of vervanging van defecte of niet-conforme ingebouwde apparaten, met uitsluiting van enige schadevergoeding. 

Alle retourzendingen van ingebouwde apparaten moeten formeel worden overeengekomen tussen Free2move en de klant. Elke door Free2move geaccepteerde retourzending leidt tot de uitgifte van een creditnota ten gunste van de klant, welke creditnota op geen enkele wijze een aanvaarding door Free2move van enige boete of schadevergoeding inhoudt. 

5.       INSTALLATIE VAN INGEBEDDE APPARATEN 

De installatie en verwijdering van ingebouwde apparaten op de voertuigen van de klant kan worden uitgevoerd door Free2move of zijn onderaannemer, of rechtstreeks door de klant of zijn onderaannemer. 

In alle gevallen zal Free2move de Klant de documentatie verstrekken die nodig is voor de juiste installatie en/of verwijdering van de Ingebouwde Apparaten (de "Documentatie") en kan het de nodige opleiding verstrekken aan het personeel van de Klant onder de financiële voorwaarden die zijn overeengekomen in de Bestelformulieren. De lijst van ondersteunde voertuigen wordt op verzoek ter beschikking gesteld van de Klant. 

Voor elke installatie of verwijdering die bij de Dienstverlener wordt besteld, komen de Partijen de data, plaatsen en tijden van de installaties overeen. De Klant moet de Dienstverlener ten minste tien (10) werkdagen vóór de installatie of verwijdering van de apparatuur de volgende informatie verstrekken: aantal voertuigen, voertuigidentificatienummers (VIN), registratienummers, locatie, contactpersoon ter plaatse en beschikbare data. 

De Klant moet de te installeren of te verwijderen voertuigen ter beschikking stellen van de Dienstverlener in een werkruimte die geschikt is voor elektrische installatiewerkzaamheden aan voertuigen en die wordt gedekt door het mobiele telefoonnetwerk. In alle gevallen wordt Free2move tijdens elke interventie vergezeld door een medewerker van de Klant. 

Free2move zal alle nodige instellingen en aansluitingen uitvoeren om de ingebouwde apparaten operationeel te maken en aan te sluiten op de oplossing. Zodra deze handelingen zijn voltooid, zullen de partijen een installatierapport ondertekenen. 

Installatie- en verwijderingsprocedures en aanverwante informatie worden beschouwd als vertrouwelijke informatie en zijn eigendom van de Dienstverlener. 

De door Free2move geleverde apparaten in de auto kunnen het volgende verzamelen: 

-         Operationele gegevens waarmee de Dienstverlener de kwaliteit van zijn producten en diensten kan verbeteren; 

-         Technische gegevens waarmee de dienstverlener het ingebouwde apparaat in goede staat kan houden. 

Deze technische informatie kan worden gedeeld met een onderaannemer of partner van Free2move. Deze informatie bevat geen persoonlijke gegevens. 

Indien de Klant of een van zijn onderaannemers de ingebouwde apparaten installeert of verwijdert, kan Free2move in geen geval aansprakelijk worden gesteld, met name in geval van schade aan de ingebouwde apparaten of in geval van installatie of verwijdering die niet in overeenstemming is met de instructies en/of documentatie. 

6.       TER BESCHIKKING STELLING VAN HET GECONNECTEERDE PLATFORM 

Free2move verbindt zich ertoe de Klant het softwareplatform ter beschikking te stellen waarmee de Klant via internet toegang heeft tot de telematicagegevens van de voertuigen van de Klant die door de Ingebouwde Apparaten worden geleverd en door de servers van de Dienstverlener worden ontvangen en verwerkt, of om op afstand te communiceren met de voertuigen van de Klant. 

De Klant wordt er duidelijk op gewezen dat de kwaliteit en snelheid van de overdracht van informatie op de server rechtstreeks afhankelijk is van de keuze van de internetverbindingsmodus (bijvoorbeeld ADSL-modus). 

De Klant kan de Dienstverlener niet aansprakelijk stellen voor het niet kunnen lokaliseren van en/of communiceren met het/de Voertuig(en), met name in de volgende gevallen: 

- Wanneer het voertuig van de klant zich bevindt in een geografisch gebied dat niet wordt gedekt door de netwerken van de telecommunicatiepartners van de dienstverlener; 

- Wanneer het voertuig zich bevindt op een plaats waar geen ontvangst mogelijk is van het satellietsignaal, GSM- en/of GPS-golven, met name een ondergrondse parkeergarage, een gesloten omgeving van metaal of materialen die ondoordringbaar zijn voor radiogolven, enz. ; 

- Wanneer de telefoon- en/of GPS-netwerken zijn onderbroken of uitgevallen, of wanneer het moeilijk is om verbinding te maken met een satelliet; 

- Bij aanwezigheid van een sterk elektrisch veld of een golfstoringssysteem in de buurt van het voertuig; 

- Als de apparatuur is vernield als gevolg van een ongeval met het voertuig; 

- Bij abnormale slijtage van de apparatuur als gevolg van abnormaal gebruik door het personeel of de werknemers van de klant; 

- In het geval dat het systeem wordt uitgeschakeld door vandalisme. 

Free2move kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van onderbreking van de Diensten als gevolg van beslissingen van overheidsinstanties, of direct of indirect als gevolg van storingen in communicatienetwerken die onafhankelijk zijn van de Dienstverlener en waarvan de uitvoering van de Diensten in wezen afhankelijk is, of als gevolg van overmacht of force majeure. 

Specifieke voorwaarden voor toegang tot telematicagegevens voor voertuigen die zijn uitgerust met native apparaten: 

Toegang tot telematicagegevens voor voertuigen die zijn uitgerust met native apparaten is afhankelijk van de fabrikant van elk voertuig en eventuele bijbehorende software-updates die door de fabrikant zijn uitgevoerd of door de Klant moeten worden uitgevoerd. Free2move zal echter alle nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de Fabrikant toegang tot de Telematicagegevens toestaat en zal de Klant op de hoogte brengen van eventuele problemen met de Fabrikant en van eventuele aanbevelingen van de Fabrikant. De Klant verbindt zich er ook toe om bij eventuele problemen rechtstreeks contact op te nemen met de fabrikant. 

Indien de fabrikant de gegevens voor een voertuig niet verstrekt, zal Free2move de start van de facturering van de diensten voor het betreffende voertuig uitstellen totdat de gegevens zijn verstrekt, met een maximum van 3 (drie) maanden na de factureringsvoorwaarden die in het bestelformulier zijn vermeld. 

De Klant wordt erop gewezen dat de kwaliteit van de door het Softwareplatform verwerkte gegevens afhankelijk is van de beschikbaarheid en de inhoud van de door de voertuigfabrikant verstrekte gegevens. Free2move kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor een gebrek aan kwaliteit of tijdelijke onbeschikbaarheid van de door de voertuigfabrikant verstrekte gegevens. 

Free2move zal de Klant op de hoogte brengen van eventuele problemen en de nodige informatie naar de voertuigfabrikant sturen. Free2move zal de Klant regelmatig op de hoogte houden van de oplossing van eventuele problemen door de fabrikant. Free2move kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de kwaliteit van de gegevens of het tijdelijke ontbreken van door de fabrikant doorgegeven gegevens, wat de Klant geen recht geeft op enige terugbetaling.  

7.        OPLEIDING 

Free2move verbindt zich ertoe de Klant een opleiding te geven in het gebruik van de door de Klant geselecteerde Diensten. Er worden opleidingsdata voorgesteld aan de Klant, die zich ertoe verbindt om een van deze data dezelfde dag nog schriftelijk te bevestigen. De Klant kan tegen betaling extra opleidingssessies bestellen. 

8. KLANTENSERVICE 

Free2move biedt de Klant een technische ondersteuningsdienst die op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur bereikbaar is via e-mail of telefoon. 

Indien de Klant geen toegang heeft tot de Diensten, dient hij Free2move hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen overeenkomstig bovenstaande paragraaf. De Klant verstrekt Free2move details over het probleem en alle informatie die nodig is om het probleem op te lossen. 

De Klant verstrekt Free2move toegang tot alle materialen en documenten die Free2move redelijkerwijs nodig heeft om het probleem van de Klant op te lossen, zoals de omstandigheden die het probleem hebben veroorzaakt, of het zich herhaalt, de gevolgen ervan, enz. 

Deze ondersteuning is beperkt tot de beheerders van de Klant. Free2move biedt geen ondersteuning aan de eindgebruikers of eindklanten van de Klant. 

De Klant wijst een of meer nader te identificeren sleutelfiguren of vertegenwoordigers aan die over de nodige competentie, bevoegdheid en autoriteit beschikken om het Platform te gebruiken. Alleen deze personen zijn bevoegd om contact op te nemen met het technische team van de Dienstverlener voor vragen, verzoeken om hulp of meldingen van storingen met betrekking tot de Dienst. 

9.       LOOPTIJD 

Bestellingen worden geplaatst voor een vaste en onherroepelijke periode zoals gespecificeerd in het bestelformulier en/of de offerte. De verbintenisperiode is specifiek voor elk van de voertuigen waarop de bestelling betrekking heeft en begint wanneer ze worden geactiveerd. 

Free2move kan vroegtijdige beëindiging van de dienst accepteren op voorwaarde dat een nieuwe bestelling wordt geplaatst voor een gelijkwaardig aantal voertuigen ter vervanging van de vorige bestelling (met name in het geval van vervanging van voertuigen). Als dit niet het geval is, moet de klant het openstaande saldo van de geannuleerde bestelling vóór het einde van de overeengekomen verbintenisperiode betalen. 

Aan het einde van de door de Klant gekozen initiële verbintenisperiode, zoals gedefinieerd in het Bestelformulier en/of de offerte, en indien de Klant niet heeft gekozen voor verlenging door zich te abonneren op een nieuwe Bestelling voor hetzelfde doel of de Overeenkomst niet heeft beëindigd met een opzegtermijn van drie maanden, wordt de verbintenis van de Klant stilzwijgend verlengd voor een nieuwe periode van 24 (vierentwintig) maanden. 

In alle gevallen kan elke partij de Overeenkomst aan het einde van elke periode (initiële of verlengingsperiode) beëindigen door middel van een opzeggingstermijn van drie maanden per aangetekende brief met ontvangstbevestiging. In geval van voortijdige beëindiging is de Klant verplicht de bedragen te betalen die aan het einde van de verbintenisperiode verschuldigd zouden zijn geweest. 

10.     PRIJS EN BETALING 

De Diensten worden geleverd tegen de tarieven die zijn vermeld in de prijslijst op het bestelformulier en, indien van toepassing, in de commerciële offerte die aan de Klant is toegezonden. De prijzen zijn niet restitueerbaar en zijn exclusief btw. 

De door de Klant aan Free2move verschuldigde vergoedingen voor de Dienst zijn betaalbaar in euro's (zoals gespecificeerd in de betreffende Bestelling) en zijn exclusief alle belasting over de toegevoegde waarde, die tegen het geldende tarief aan de factuur van de Klant wordt toegevoegd.  

Ingebouwde apparatuur en installatiediensten worden gefactureerd tegen het tarief dat geldt op de dag dat de bestelling wordt geplaatst. Diensten worden gefactureerd tegen het tarief dat geldt aan het einde van de maand. 

Facturen zijn achteraf betaalbaar binnen 30 (dertig) dagen na ontvangst via bankoverschrijving. 

In geval van te late betaling is Free2move aan de Klant een forfaitair bedrag van € 40,00 verschuldigd voor incassokosten en achterstandsrente tegen een tarief dat gelijk is aan driemaal de wettelijke rentevoet die geldt vanaf de vervaldatum van de factuur, zonder enige formaliteit of voorafgaande kennisgeving, onverminderd andere maatregelen die Free2move tegen de Klant kan nemen. 

Indien de Klant de verschuldigde bedragen niet betaalt, behoudt Free2move zich het recht voor om zijn vorderingen geheel of gedeeltelijk aan een derde over te dragen, na formele kennisgeving met ontvangstbevestiging. De overdracht wordt van kracht na kennisgeving aan de Klant, die geen bezwaar kan maken tegen de overdracht. Vanaf de datum van ontvangst van de kennisgeving door de Klant dient deze alle betalingen rechtstreeks aan de cessionaris te verrichten. De Klant wordt vanaf die datum ontslagen van alle verplichtingen jegens Free2move. 

Free2move is niet verplicht om de Diensten te leveren indien de Klant nalaat de Prijs te betalen in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de Overeenkomst en/of het Bestelformulier. Indien de Klant de betalingsvoorwaarden en -termijnen niet naleeft, behoudt Free2move zich ook het recht voor om de uitvoering van al zijn Diensten voor lopende Overeenkomsten en Bestellingen op te schorten. 

De in de Bestelling en/of de Offerte overeengekomen prijzen kunnen te allen tijde worden gewijzigd met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) dagen. Tijdens deze opzegtermijn heeft de Klant de mogelijkheid om de Overeenkomst te beëindigen in geval van onenigheid. 

In geval van verlenging van een Bestelling kan Free2move de prijs van de Dienst en/of de toegang tot het Softwareplatform verhogen door de Klant dertig (30) dagen van tevoren op de hoogte te stellen, waarbij deze verhoging van kracht wordt aan het einde van de initiële of verlengde termijn. 

11.       VERPLICHTINGEN EN AANSPRAKELIJKHEID VAN FREE2MOVE 

Free2move verbindt zich ertoe alle redelijke zorgvuldigheid in acht te nemen bij de uitvoering van de Diensten, met inachtneming van een zorgvuldigheidsplicht. 

Free2move is jegens de Klant aansprakelijk voor de uitvoering van zijn verplichtingen uit hoofde van deze AV en verbindt zich er bijgevolg toe de Klant te vergoeden voor alle directe schade die wordt veroorzaakt door de niet-nakoming van zijn verplichtingen, tot het bedrag van de bedragen die daadwerkelijk door de Klant zijn betaald gedurende de laatste 3 (drie) maanden voorafgaand aan het voorval dat aanleiding geeft tot zijn aansprakelijkheid. 

Free2move kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, zoals winstderving, verlies van omzet, inkomsten, klanten, zakelijke kansen, besparingen, kosten voor het vervangen van software, diensten of technologieën anders dan die welke onder deze overeenkomst worden geleverd, verlies van gegevens of verlies van gebruik, zelfs indien de Klant naar behoren op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het per ongeluk vernietigen van gegevens door de Klant of een derde partij die toegang heeft tot de Dienst. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de implementatie van IT-beveiligingsmaatregelen (antivirus, firewall, enz.) die nodig zijn om de media van de Klant of zijn gebruikers te beschermen, noch voor de gevolgen daarvan. 

Bovendien is de Klant als enige volledig verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst, met uitsluiting van elke aansprakelijkheid van de Dienstverlener. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit de gegevens die worden verzonden of geïntegreerd in de functionaliteiten van het Softwareplatform. In dit verband erkent de Klant dat hij zich ervan bewust is dat het gebruik van gegevens en die toegankelijk zijn op het internet, kan worden gereguleerd in termen van gebruik of beschermd door intellectuele eigendomsrechten. 

De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld door een Klant die op het moment van de gebeurtenis die aanleiding geeft tot zijn vordering of actie, niet op de hoogte is van de regelmatige betaling van zijn vergoedingen of maandelijkse termijnen. 

Elke vordering tot schadevergoeding moet worden ingesteld binnen twaalf (12) maanden na het moment waarop de klant kennis heeft genomen van de schadegevende gebeurtenis. 

12.      VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT 

De Klant wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat de correcte werking van het Ingebouwde Apparaat volledige naleving van de verplichtingen van de Klant veronderstelt, zonder welke de correcte werking van het Apparaat niet kan worden gegarandeerd, noch de overdracht van informatie naar het Softwareplatform voorafgaand aan de verwerking. 

Naast zijn verplichting om alle algemene en specifieke bepalingen van de Overeenkomst na te leven, verbindt de Klant zich er in het bijzonder toe om de volgende verplichtingen na te leven: 

- De Ingebouwde Apparaten en het Softwareplatform te gebruiken in overeenstemming met het beoogde doel en met de documentatie, waarbij elk ander gebruik, al dan niet illegaal, uitsluitend en volledig onder de verantwoordelijkheid van de Klant valt, 

- Onderhouds- of inspectiewerkzaamheden uitvoeren zoals bepaald in de Overeenkomst of zoals gevraagd door Free2move en/of de fabrikant. 

- De in de Voertuigen geïnstalleerde apparatuur te onderhouden zoals geïnstalleerd door de Fabrikant of zijn erkende installateurs, zonder de locatie of omgeving ervan te wijzigen; 

- De bescherming van de unieke en persoonlijke wachtwoorden die aan de Klant zijn verstrekt, die geheim moeten worden gehouden, te waarborgen; 

- De toegangscodes niet aan anderen te verstrekken zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener; 

- Free2move onmiddellijk op de hoogte te stellen van elk verlies of elke diefstal van de toegangscodes en dit te bevestigen per aangetekende brief met ontvangstbevestiging; 

- Ervoor zorgen dat zijn informatiesystemen worden beschermd tegen kwaadwillige handelingen of computervirussen; 

- Niet te trachten, direct of indirect, toegang te krijgen tot de broncode van het Softwareplatform; 

- Zich te onthouden van pogingen om, direct of indirect, toegang te krijgen tot het onderhoud of de reparatie van de Hardware zonder voorafgaande toestemming van de Dienstverlener. 

- Het niet nakomen van zijn verplichtingen door de Klant kan aanleiding geven tot aansprakelijkheid in het kader van de Overeenkomst. 

De Klant is als enige verantwoordelijk voor alle schade die door de uitgeruste voertuigen wordt veroorzaakt aan zijn klanten en derden in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten. Bijgevolg vrijwaart de Klant Free2move uitdrukkelijk tegen alle vorderingen van derden. 

De levering van diensten door Free2move aan de Klant vereist actieve en regelmatige samenwerking tussen de Partijen. Bijgevolg verbindt de Klant zich ertoe: 

- De Dienstverlener alle informatie te verstrekken die hij nodig en nuttig acht voor de levering van de Diensten; 

- Free2move volledige toegang te verlenen tot alle informatie die zij nodig en nuttig acht voor de levering van de Diensten; 

- Free2move in contact te brengen met alle personen binnen het bedrijf die het nuttig acht en onder hen een verantwoordelijke aan te wijzen die in staat is de gestelde vragen te beantwoorden en de door Free2move voorgestelde oplossingen te aanvaarden. Deze persoon, die het enige contactpunt zal zijn voor de klantenservice van de Dienstverlener, zal bevoegd zijn om de Dienstverlener namens de Klant alle informatie en hulp te verstrekken die nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst. In geval van uitval van de aangewezen contactpersoon moet de Klant zo snel mogelijk een vervanger aanwijzen; 

- Houd er rekening mee dat Free2move geen gedetailleerde kennis heeft van de professionele activiteiten van de Klant. In dit verband moet elke onduidelijkheid of onnauwkeurigheid door de Klant worden toegelicht zodra hij zich hiervan bewust wordt. De Klant moet de Dienstverlener met name alle nuttige uitleg en informatie verstrekken over de Diensten en de omgeving waarin deze worden geleverd. De Klant zal zijn personeel instrueren om mee te werken met Free2move; 

- De instructies voor het gebruik van de software en hardware strikt naleven; 

- ervoor te zorgen dat zijn werknemers en medewerkers die het Softwareplatform gebruiken, over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om het in overeenstemming met de documentatie te gebruiken; indien nodig, op eigen kosten een specifieke opleiding te verstrekken die overeenkomt met het Softwareplatform. 

Free2move wordt ontslagen van zijn verplichting om de Overeenkomst uit te voeren zolang de Klant zijn medewerkingsverplichtingen niet nakomt. Free2move kan om geen enkele reden aansprakelijk worden gesteld voor enige verstoring die het gevolg is van het niet nakomen van deze verplichtingen. 

De Klant doet afstand van het recht om de Dienstverlener aansprakelijk te stellen voor schade aan de database, het computergeheugen of andere documenten, materialen of programma's die de Klant aan de Dienstverlener heeft toevertrouwd in verband met de door de Dienstverlener uit te voeren werkzaamheden. Hetzelfde geldt voor de hervatting van de activiteiten na een interventie door de Dienstverlener. 

Daartoe dient de Klant zich tegen dergelijke risico's te beschermen door een kopie te maken van alle documenten, bestanden en gegevensdragers en door de nodige maatregelen te nemen wanneer de werkzaamheden worden hervat. 

13.      DIEFSTAL, VERLIES OF BESCHADIGING VAN DE BOORDUNIT OF HET VOERTUIG 

De Klant mag in geen geval de Overeenkomst beëindigen als gevolg van diefstal, verlies of beschadiging van het Ingebouwde Apparaat dat nodig is voor de levering van de Diensten, om welke reden dan ook (met name een incident, claim, enz.). 

In geval van diefstal van het voertuig dat is uitgerust met het ingebouwde apparaat, is Free2move alleen verplicht om de klant informatie te verstrekken over de locatie van het voertuig, zonder dat deze verplichting zich uitstrekt tot het fysiek terugvinden van het voertuig of het beschermen ervan tegen vandalisme of beschadiging, ongeacht de oorzaak. 

14.     INTELLECTUEEL EIGENDOM 

De Klant erkent en stemt ermee in dat Free2move en/of haar licentiegevers alle intellectuele eigendomsrechten op de Diensten en alle bijbehorende Documentatie bezitten. Tenzij uitdrukkelijk hierin vermeld, verleent deze Overeenkomst de Klant geen rechten op, onder of in, octrooien, auteursrechten, databankrechten, handelsgeheimen, handelsnamen, handelsmerken (al dan niet geregistreerd) of andere rechten of licenties met betrekking tot de Diensten of de bijbehorende documentatie. 

Tenzij anders vermeld in deze AV, verleent Free2move de Klant geen rechten met betrekking tot de bovengenoemde elementen. Elk gebruik van de Oplossing dat niet in overeenstemming is met de voorwaarden van de Overeenkomst vormt een inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van de Aanbieder. 

Voor de duur van de Overeenkomst en onder voorbehoud van correcte betaling door de Klant, verleent Free2move de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht op toegang tot en gebruik van het Softwareplatform en alle uittreksels of rapporten die door de Dienstverlener worden verstrekt als onderdeel van de Dienst of die door de Dienst worden gegenereerd, uitsluitend voor de hierboven vermelde doeleinden, zonder het recht om sublicenties te verlenen. De Klant kan (de) wagenparkbeheerders (van de Klant) machtigen om het Softwareplatform voor hetzelfde doel te gebruiken, op voorwaarde dat de Klant verantwoordelijk is voor hun naleving van de voorwaarden van deze AV. 

Dit recht sluit de toekenning van enig ander recht uit en houdt op geen enkele wijze het recht in om handelingen te verrichten die niet uitdrukkelijk zijn toegestaan, in het bijzonder het recht om het Softwareplatform en/of de onderdelen daarvan te kopiëren, te vertalen, aan te passen, te bewerken of anderszins te wijzigen. Bijgevolg verleent het in geen geval het recht om het Softwareplatform in sublicentie te geven, over te dragen, te vervreemden of ter beschikking te stellen aan derden, hetzij kosteloos, hetzij tegen betaling, niettegenstaande enige andersluidende wettelijke bepalingen. 

De Klant verwerft geen eigendom, belang, auteursrecht of ander eigendomsrecht op of met betrekking tot de Oplossing en de Diensten, met inbegrip van de materialen, inhoud en informatie op de websites van de Aanbieder, ongeacht of deze deel uitmaken van de Oplossing en de Diensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot grafische afbeeldingen, gebruikers- en visuele interfaces, afbeeldingen, software, applicaties en tekst, evenals het ontwerp, de structuur, de selectie, de coördinatie, de uitdrukking, het uiterlijk en de organisatie van de Oplossing en de inhoud ervan, de exclusieve domeinnamen, handelsmerken, dienstmerken, logo's en andere onderscheidende tekens. 

De Klant verbindt zich ertoe om: 

- enig deel van de eigendomsinformatie van de dienstverlener te decompileren, demonteren, splitsen of op andere wijze te reduceren tot een vorm die voor iedereen begrijpelijk is; 

- computervirussen, wormen, logische bommen of soortgelijke elementen in de eigendomsinformatie van de dienstverlener te introduceren, in het bijzonder door de dienst op enigerlei wijze opzettelijk, roekeloos of kwaadwillig te gebruiken; 

- de Oplossing en de Dienst of de Eigendomsinformatie van de Dienstverlener te gebruiken voor andere doeleinden dan die welke in de Overeenkomst zijn vastgelegd; 

- fouten in de Oplossing corrigeren of door een derde laten corrigeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener; 

- Derden toestaan de Oplossing en de Dienst te gebruiken via andere distributiekanalen dan die van de Klant zelf; 

- de Oplossing en de Dienst en de bijbehorende documentatie aanpassen, wijzigen, transformeren of herschikken, met uitzondering van aanvullende configuraties en/of specifieke ontwikkelingen die kunnen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bijbehorende documentatie. 

- Elke schending van een bepaling van de Overeenkomst die aan de klanten van de Klant kan worden toegeschreven, wordt beschouwd als een schending van de Overeenkomst door de Klant. 

Elke partij erkent dat zij de eigenaar is van alle rechten en aanspraken met betrekking tot de hardware, apparatuur en software die zij aan de andere partij ter beschikking stelt in het kader van de Overeenkomst. 

Elke partij vrijwaart de andere partij tegen elke verstoring, vordering, gebruiksverlies en, in het algemeen, elke actie die tegen haar kan worden ingesteld door een derde op basis van een intellectuele eigendomsclaim met betrekking tot genoemde hardware en software. 

15.     BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS 

Met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant erkennen de Partijen dat de Klant de verwerkingsverantwoordelijke is en dat Free2move de verwerker is, en komen zij overeen om alle verplichtingen na te leven van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (AVG) en van Wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 betreffende de informatica, bestanden en vrijheden, zoals gewijzigd. 

Als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens van de gebruikers van het Softwareplatform en zijn klanten, is de Klant verantwoordelijk voor het informeren van de gebruikers of bestuurders van het voertuig over de aanwezigheid van de Box in het voertuig en over de functionaliteiten ervan, met inbegrip van het verzamelen van persoonsgegevens, waaronder geolocatiegegevens. 

De Klant verbindt zich ertoe de persoonsgegevens waartoe hij via de Diensten toegang heeft, niet te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verstrekt. 

De voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens door de Partijen zijn uiteengezet in Bijlage 1 tot en met 4. 

16.     VERTROUWELIJKHEID 

Elke Partij kan toegang krijgen tot Vertrouwelijke Informatie van de andere partij om haar verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst na te komen. Vertrouwelijke Informatie van een partij omvat geen informatie die: 

- openbaar bekend is of wordt, anders dan door een handeling of nalatigheid van de ontvangende partij; 

- vóór de openbaarmaking rechtmatig in het bezit was van de andere partij; 

- op rechtmatige wijze door een derde partij aan de ontvangende partij is bekendgemaakt zonder beperking op de bekendmaking; of 

- onafhankelijk is ontwikkeld door de ontvangende partij, waarbij deze onafhankelijke ontwikkeling kan worden aangetoond met schriftelijk bewijs. 

Behoudens het onderstaande lid, zal elke partij de vertrouwelijke informatie van de andere partij vertrouwelijk behandelen en deze niet aan derden ter beschikking stellen of voor andere doeleinden gebruiken dan de uitvoering van deze overeenkomst. 

Elke partij zal alle redelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de vertrouwelijke informatie van de andere partij waartoe zij toegang heeft, niet door haar werknemers of agenten wordt bekendgemaakt of verspreid in strijd met de voorwaarden van deze overeenkomst. 

Een partij mag vertrouwelijke informatie openbaar maken voor zover deze vertrouwelijke informatie openbaar moet worden gemaakt op grond van de wet, door een overheidsinstantie of andere regelgevende instantie of door een rechtbank of andere bevoegde autoriteit, op voorwaarde dat zij, voor zover dit wettelijk is toegestaan, de andere partij zo veel mogelijk van tevoren in kennis stelt van een dergelijke openbaarmaking en, indien kennisgeving van openbaarmaking niet verboden is en in overeenstemming met dit artikel 11.4 wordt gedaan, rekening wordt gehouden met de redelijke verzoeken van de andere partij met betrekking tot de inhoud van een dergelijke openbaarmaking. 

De Klant erkent dat details van de Diensten en de resultaten van eventuele prestatietests van de Diensten vertrouwelijke informatie van Free2move vormen. 

17.      OVERMACHT 

Free2move is op grond van deze Overeenkomst niet aansprakelijk jegens de Klant indien het wordt verhinderd of vertraagd in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst, of in de uitoefening van zijn activiteiten, door handelingen, gebeurtenissen, nalatigheden of ongevallen buiten zijn redelijke controle, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, stakingen, uitsluitingen of andere arbeidsconflicten (hetzij waarbij het personeel van Free2move  of een andere partij betrokken is), het uitvallen van een nutsvoorziening of transport- of telecommunicatienetwerk, overmacht, oorlog, oproer, burgerlijke onrust, kwaadwillige schade, naleving van wetten of overheidsbesluiten, regels, voorschriften of aanwijzingen, ongevallen, defecten aan installaties of machines, brand, overstromingen, stormen of wanprestatie van leveranciers of onderaannemers, op voorwaarde dat de Klant op de hoogte wordt gesteld van een dergelijke gebeurtenis en de verwachte duur ervan. 

De partij die op de hoogte is van de gebeurtenis moet de andere partij onmiddellijk op de hoogte brengen van haar onvermogen om haar verplichtingen na te komen en moet dit aan de andere partij rechtvaardigen. De opschorting van verplichtingen geeft in geen geval aanleiding tot enige aansprakelijkheid voor niet-nakoming van de betreffende verplichting, noch geeft zij aanleiding tot betaling van schadevergoeding of boetes wegens vertraging. 

Zodra echter de oorzaak van de opschorting van hun wederzijdse verplichtingen niet langer bestaat, zullen de Partijen alles in het werk stellen om zo snel mogelijk de normale uitvoering van hun contractuele verplichtingen te hervatten. Daartoe zal de partij die hieraan verhinderd is, de andere partij op schriftelijke wijze (e-mail, brief, aangetekende brief) in kennis stellen van de hervatting van haar verplichting. 

Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de partijen de overeenkomst automatisch kunnen beëindigen indien de gebeurtenis die als opschorting van verplichtingen wordt gedefinieerd, langer dan 30 (dertig) dagen voortduurt. Deze automatische beëindiging kan echter pas plaatsvinden 30 (dertig) dagen na verzending van een formele kennisgeving per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of door middel van een buitengerechtelijke handeling waarin het voornemen wordt vermeld om deze clausule toe te passen. De overeenkomst wordt dan beëindigd zonder dat de partijen enige schadevergoeding verschuldigd zijn. 

18.     HANDELSRELATIE 

Met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant kan de Klant de Dienstverlener machtigen om, bij wijze van commerciële referentie en aan de prospects of klanten van de Dienstverlener, de naam en het logo van de Klant bekend te maken, evenals het feit dat de Dienstverlener de Diensten aan de Klant heeft geleverd. 

Met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener mag de Klant als handelsreferentie de naam en het logo van de Dienstverlener bekendmaken, evenals het feit dat de Dienstverlener de Diensten aan de Klant heeft geleverd. 

19.     OVERDRACHT EN ONDERAANNEMING 

Free2move behoudt zich het recht voor om de levering van de Diensten uit te besteden. De Overeenkomst en de Diensten kunnen door Free2move worden overgedragen of toegewezen aan een derde partij, in het bijzonder aan een bedrijf binnen haar groep of binnen de Stellantis-groep, mits de Klant hiervan op de hoogte wordt gesteld. 

De Klant mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Free2move geen van zijn rechten of verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst overdragen, vervreemden, in rekening brengen, uitbesteden of op enige andere wijze verhandelen. 

20.    SCHEIDBAARHEID 

Indien een bepaling (of een deel van een bepaling) van deze Overeenkomst door een bevoegde rechtbank of administratieve instantie ongeldig, niet-afdwingbaar of onwettig wordt bevonden, blijven de overige bepalingen van kracht. 

Indien een ongeldige, niet-afdwingbare of onwettige bepaling geldig, afdwingbaar of wettig zou zijn indien een deel ervan zou worden geschrapt, blijft de bepaling van toepassing met de wijzigingen die nodig zijn om de commerciële bedoeling van de Partijen te verwezenlijken. 

21.      AFSTAND 

Het nalaten of uitstellen door een partij van het uitoefenen van enig recht of rechtsmiddel op grond van deze overeenkomst of de wet houdt geen afstand van dat of enig ander recht of rechtsmiddel in, noch belet of beperkt het de verdere uitoefening van dat of enig ander recht of rechtsmiddel. Geen enkele enkele of gedeeltelijke uitoefening van een dergelijk recht of rechtsmiddel belet of beperkt de verdere uitoefening van dat of enig ander recht of rechtsmiddel. 

22.     RECHTSGEBIED 

Elke partij stemt er onherroepelijk mee in dat de rechtbanken van Nederland Benelux exclusief bevoegd zijn om geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst of het onderwerp of de totstandkoming ervan (met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen) te beslechten. 

23.    BEËINDIGING 

Elke schending door de Klant van zijn contractuele verplichtingen geeft de Dienstverlener het recht om de Overeenkomst van rechtswege te beëindigen vijftien dagen nadat een formele kennisgeving per aangetekende brief met ontvangstbevestiging is verzonden en zonder gevolg is gebleven, in het bijzonder in de volgende gevallen: 

-         indien de Klant nalaat om enig bedrag dat krachtens de Overeenkomst verschuldigd is, te betalen op de in de Overeenkomst vermelde vervaldag 

-         indien de klant een van zijn verplichtingen niet nakomt. 

De overeenkomst kan ook worden beëindigd in geval van faillissement of liquidatie van de Klant. 

In alle gevallen verbindt de Klant zich ertoe om de Dienstverlener, naast de bedragen die verschuldigd zijn voor de in het kader van de Overeenkomst geleverde Diensten, een verbrekingsvergoeding te betalen die gelijk is aan het saldo, inclusief belastingen, van de maandelijkse termijnen die verschuldigd zijn op de datum van verbreking, vermeerderd met 10%. 

24.    ONTSLAG - BEËINDIGING VAN DE DIENST 

Indien een van de Partijen haar activiteiten staakt of de Dienstverlener de Dienst niet langer levert, wordt de Overeenkomst van rechtswege beëindigd, zonder juridische formaliteiten en zonder voorafgaande kennisgeving, op de datum waarop de activiteiten of de levering van de Dienst daadwerkelijk worden gestaakt. 

De Partij die haar activiteiten of de levering van de Dienst staakt, verbindt zich ertoe de andere Partij schriftelijk in kennis te stellen van haar beslissing om haar activiteiten of de levering van de Dienst te staken, met een opzegtermijn van 14 (veertien) dagen. In deze kennisgeving moet de datum van inwerkingtreding van de stopzetting van de activiteit worden vermeld. 

In geval van stopzetting van de Activiteit of de levering van de Dienst, worden alle Diensten die door de Dienstverlener tot de datum van inwerkingtreding van de stopzetting zijn geleverd, gefactureerd en betaald in overeenstemming met de voorwaarden die in de Overeenkomst zijn vastgelegd. 

Elk van de Partijen zal alle goederen, documenten, informatie en gegevens die haar toebehoren binnen 30 (dertig) dagen na de ingangsdatum van de stopzetting van de activiteit of de levering van de Diensten aan de andere Partij teruggeven. 

De partij die haar activiteiten beëindigt, is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit deze beëindiging, behalve in geval van grove nalatigheid of fraude. 

Bijlage 1 - gegevensverwerkingsovereenkomst ("DPA") 

1.         DEFINITIES 

2.        BESCHRIJVING VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 

Het onderwerp van de verwerking van persoonsgegevens wordt hieronder beschreven: 

3.        ROLLEN VAN DE PARTIJEN 

3.a. Levering van de Free2move-diensten en -platforms: Free2move en het bedrijf treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in het kader van de gegevensverwerkingsactiviteiten die verband houden met het verzamelen, opslaan en anderszins beschikbaar stellen van gegevens via de Free2move Group-platforms, voor zover Free2move bijdraagt aan het bepalen van de middelen voor de verwerkingsactiviteiten en in overeenstemming met art. 26 AVG. Beide partijen erkennen volledig op de hoogte te zijn van hun respectieve verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving in hun rol als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, en in overeenstemming met de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst. 

3.b.1. Levering van de wagenparkbeheerdiensten en aanverwante activiteiten: Voor verwerkingsactiviteiten in verband met de uitvoering van wagenparkbeheerdiensten (met inbegrip van white label-platforms) die door de Free2move Group worden geleverd, treedt Free2move op als gegevensverwerker overeenkomstig artikel 28 AVG en treedt het bedrijf op als verwerkingsverantwoordelijke. 

3.b.2. In aanvulling op 3.b.1. komen de partijen de volgende rolverdeling overeen: 

4.       VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN 

4.1. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken 

4.1.a. Naleving van toepasselijke wetgeving: Wanneer Free2move en het Bedrijf optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, erkennen beide partijen dat zij moeten handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder: 

1. zich volledig bewust zijn van hun respectieve verantwoordelijkheden en verplichtingen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, en te voldoen aan alle relevante toepasselijke wetgeving, met inbegrip van nationale wet- en regelgeving, in de landen waar de gezamenlijke verwerkingsactiviteiten plaatsvinden, 

2. de andere partij op de hoogte te stellen van elke relevante of vermoedelijke schending van toepasselijke wetgeving, met inbegrip van privacyvereisten, 

3. alle relevante informatie met betrekking tot de aard van deze overeenkomst bij te werken in het kader van hun eigen, onafhankelijke transparantie- en wettelijke verplichtingen, 

4. Alle nodige informatie en bijstand te verstrekken aan de andere partij in het kader van hun wederzijdse en onafhankelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming, met inbegrip van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, het nakomen van de rechten van betrokkenen, het opvragen van gegevens, het beantwoorden van vragen van de gegevensbeschermingsautoriteiten en andere relevante autoriteiten, en het invullen van hun onafhankelijke registers van verwerkingsactiviteiten (in overeenstemming met art. 30 AVG). 

4.1.b.  Werknemers en subverwerkers: Met betrekking tot hun werknemers, subverwerkers, freelancers, vertegenwoordigers en alle andere personen die namens hen toegang krijgen tot persoonsgegevens, komen Free2move en het bedrijf het volgende overeen: 

1. Doel van de verwerking: Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor de doel(en) van de gezamenlijke verwerkingsactiviteit en het gebruik van deze persoonsgegevens voor andere doeleinden, waaronder commerciële redenen, is ten strengste verboden. 

2. Vertrouwelijkheid: vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder het aangaan van adequate contractuele geheimhoudingsverplichtingen, en er wordt training gegeven op het gebied van gegevensbescherming. 

3. Toegang tot persoonsgegevens en/of vertrouwelijke informatie wordt alleen verleend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van diensten, contractuele en/of wettelijke verplichtingen. 

4. Er moeten passende technische en organisatorische waarborgen worden geïmplementeerd in overeenstemming met bijlage 4. 

5. Bewaring en verwijdering van gegevens: Er worden interne procedures vastgesteld en geïmplementeerd om te voldoen aan de relevante verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van maar niet beperkt tot de vaststelling van bewaarregels en de implementatie van overeenkomstige verwijderingsroutines. 

4.1.c. Informatieverplichtingen: het bedrijf is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) art. 12 en volgende van de AVG en art. 26 van de AVG. Het bedrijf zal zijn gebruikers, werknemers en/of anderen ook informeren over de aanwezigheid van telematicaboxen en andere hardware die in de auto/het wagenpark is geïnstalleerd met het oog op geolokalisatie. De inhoud van deze informatieberichten wordt op schriftelijk verzoek ter beschikking gesteld van Free2move. 

4.1.d. Rechten van de betrokkenen: In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) de individuele rechten zoals bedoeld in artikel 12 en volgende van de AVG, kunnen betrokkenen hun rechten uitoefenen door onafhankelijk contact op te nemen met een van beide partijen. Beide partijen komen in deze overeenkomst overeen dat het bedrijf de hoofdverantwoordelijke is voor het reageren op en bevestigen van de naleving van deze rechten van personen, in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving (inclusief met betrekking tot wettelijke termijnen). Om een correct beheer van deze verzoeken te garanderen, stemt Free2move ermee in om: 

- Verzoeken of klachten die rechtstreeks door personen bij het bedrijf worden ingediend, zonder onnodige vertraging door te sturen; 

- waar van toepassing alle informatie te verstrekken die relevant is voor de naleving en het beheer van de rechten van natuurlijke personen. 

4.1.e. Inbreuk op persoonsgegevens: Free2move en het Bedrijf komen overeen om interne processen te definiëren en te implementeren die nodig zijn om de melding van een inbreuk op persoonsgegevens af te dwingen en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. De Partijen zullen elkaar zonder onnodige vertraging op de hoogte brengen van elk incident dat van invloed kan zijn op de verwerkingsactiviteiten (of delen daarvan) die als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden uitgevoerd. De partijen zullen samenwerken en elkaar bijstaan in het kader van de nakoming van hun respectieve meldingsverplichtingen als verwerkingsverantwoordelijken, met inbegrip van, indien van toepassing, de communicatie met betrokkenen. 

4.1.f. Effectbeoordelingen inzake gegevensbescherming (DPIA): Free2move en het Bedrijf komen overeen om samen te werken om te bepalen of het nodig is om een effectbeoordeling inzake gegevensbescherming uit te voeren met betrekking tot de gezamenlijke verwerkingsactiviteiten en, indien van toepassing, om deze effectbeoordeling gezamenlijk uit te voeren. Elke Partij is verantwoordelijk voor haar eigen kosten voor het uitvoeren van de beoordeling. 

4.1.g. Reageren op verzoeken van wetshandhavingsinstanties: Free2move en het Bedrijf komen overeen om de andere Partij op de hoogte te stellen in geval van een verzoek van de relevante autoriteiten en wanneer deze verband houden met een verwerkingsactiviteit (of delen daarvan) die door de Partijen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken wordt uitgevoerd. Beide Partijen zullen elkaar bijstaan bij het voldoen aan dergelijke verzoeken. 

4.1.e. Aansprakelijkheid als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken Elke gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke is als enige verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het deel van de gezamenlijke verwerking waarvoor hij verantwoordelijk is en voor de naleving van zijn wettelijke verplichtingen. Bijgevolg zal elke gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke de andere partij schadeloosstellen voor alle schade of verlies die voortvloeit uit de schending van de bepalingen van deze overeenkomst en van zijn verplichtingen als gevolg van handelingen of nalatigheden van zijn werknemers, gelieerde ondernemingen of onderaannemers. 

4.2  Verwerkingsactiviteiten waarbij Free2move optreedt als verwerker (wagenparkbeheerdiensten) 

4.2.a. Verplichtingen van Free2move:  Voor verwerkingsactiviteiten in verband met het leveren van wagenparkbeheerdiensten (waarbij Free2move optreedt als verwerker overeenkomstig artikel 28 van de AVG), zal Free2move: 

1) persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met schriftelijke en gedocumenteerde instructies van het bedrijf, ook met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie, tenzij dit vereist is door de toepasselijke wetgeving. In dergelijke gevallen zal Free2move het bedrijf op de hoogte brengen van de relevante wettelijke vereisten, tenzij dit bij wet verboden is; 

2) ervoor zorgen dat de personen die bevoegd zijn om namens haar persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of gebonden zijn aan passende geheimhoudingsverplichtingen; 

3) alle nodige maatregelen nemen (overeenkomstig artikel 32 AVG) om de gegevens te beveiligen. Niettegenstaande artikel 32 AVG kan Free2move aanvullende maatregelen nemen, op voorwaarde dat dergelijke wijzigingen of updates niet leiden tot een verlaging van het geboden beschermingsniveau; 

4) de voorwaarden in deze overeenkomst met betrekking tot het inschakelen van subverwerkers naleven; 

5) rekening houdend met de aard van de verwerking, het bedrijf bijstaan met passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover dit mogelijk is, om te voldoen aan de verplichting van het bedrijf om te reageren op verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkene; 

6) het bedrijf bijstaan bij het nakomen van zijn verplichtingen, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Free2move beschikt; 

7) naar keuze van het bedrijf alle persoonsgegevens na beëindiging van de dienstverlening met betrekking tot wagenparkbeheer te verwijderen of terug te geven aan het bedrijf, en bestaande kopieën te verwijderen, tenzij bepaalde informatie gedurende een bepaalde periode moet worden bewaard, overeenkomstig de relevante bewaarverplichtingen in de toepasselijke wetgeving; 

8) stelt alle informatie die nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de privacywetgeving, is voldaan, ter beschikking van het bedrijf en maakt audits, met inbegrip van inspecties, door het bedrijf mogelijk en draagt daaraan bij. Free2move stelt het bedrijf onmiddellijk op de hoogte indien het van mening is dat een instructie in strijd is met de toepasselijke wetgeving. 

4.2.b. Verplichtingen van het Bedrijf:  Het Bedrijf treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten die verband houden met het leveren van Diensten op het gebied van wagenparkbeheer (met inbegrip van, maar niet beperkt tot ConnectFleet-diensten). Het Bedrijf erkent volledig op de hoogte te zijn van zijn verplichtingen uit hoofde van de Toepasselijke Wetgeving, met inbegrip van het volgende: 

1) Het Bedrijf garandeert Free2move dat het gerechtigd is om, en alle noodzakelijke toestemmingen heeft verkregen voor, het gebruik en de overdracht van dergelijke Persoonsgegevens aan Free2move, zoals vereist voor de Verwerker en zijn Subverwerker om de Diensten te leveren, in volledige overeenstemming met de toepasselijke Wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van, indien nodig, de naleving van alle vooraf vereiste formaliteiten en rechten van betrokkenen, zoals informatie en/of toestemming wanneer dit vereist is op grond van de toepasselijke Wetgeving inzake gegevensbescherming; 

2) Het bedrijf is als enige verantwoordelijk voor (i) de nauwkeurigheid, kwaliteit en wettigheid van de aan de verwerker verstrekte persoonsgegevens en de wijze waarop het de persoonsgegevens heeft verkregen, en voor (ii) het bepalen van de doeleinden en de wijze waarop de verwerker de persoonsgegevens verwerkt; 

3) Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor de volledigheid, de juistheid en de nauwkeurigheid van de gedocumenteerde instructies. 

Eventuele wijzigingen in de gegeven instructies of de door het bedrijf vereiste beveiligingsmaatregelen komen voor rekening van het bedrijf. 

4.2.c. Rechten van betrokkenen: Free2move zal ondersteuning bieden om het Bedrijf in staat te stellen te reageren op verzoeken van personen die hun rechten uitoefenen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van het recht op toegang tot, correctie of opvraging van Persoonsgegevens, verzoeken of klachten van personen of regelgevende instanties in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. 

Free2move houdt rekening met de aard van de verwerking, de informatie waarover Free2move beschikt, zijn bevoegdheden en de kosten van de uitvoering om te voldoen aan de verplichting van het Bedrijf om te reageren op een verzoek van een betrokkene. Indien dergelijke verzoeken, correspondentie, vragen of klachten rechtstreeks aan Free2move worden gericht, zal Free2move het Bedrijf hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en de betrokkene adviseren zijn verzoek in te dienen bij de Verwerkingsverantwoordelijke, die als enige verantwoordelijk is voor het inhoudelijk beantwoorden van dergelijke verzoeken of mededelingen. 

4.2.d Subverwerkers: Het Bedrijf machtigt Free2move om subverwerkers in te schakelen voor de verwerkingsactiviteiten die verband houden met deze gegevensverwerkingsovereenkomst en de levering van diensten die in de hoofdovereenkomst zijn opgenomen. 

5.       Diversen 

De DPA blijft van kracht zolang de verwerkingsactiviteiten met betrekking tot persoonsgegevens worden uitgevoerd en onder de overeenkomst vallen. 

Deze DPA wordt beheerst door de voorwaarden van de Overeenkomst (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, voorwaarden met betrekking tot vertrouwelijkheid, vrijwaring, beperking van aansprakelijkheid, enz. 

In geval van tegenstrijdigheid of inconsistentie tussen de voorwaarden van deze DPA en de voorwaarden van deze overeenkomst, prevaleren de voorwaarden van de overeenkomst. 

6.       Functionaris voor gegevensbescherming 

Free2move heeft overeenkomstig artikel 37 van de AVG een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, die het primaire aanspreekpunt is met betrekking tot de uitvoering van de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst (met inbegrip van de naleving van de rechten van betrokkenen). Deze functionaris is bereikbaar via privacy@free2move.com 

Bijlage  2 - Soorten verwerkte persoonsgegevens  (Wagenparkbeheer) 

Bijlage 3 - Subverwerkers (wagenparkbeheer) 

Bijlage 4 - Technische en organisatorische maatregelen (TOM's), art. 32 AVG 

Deze bijlage geeft een overzicht van de minimale technische en organisatorische maatregelen die door de partijen worden genomen om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen. Free2move neemt de volgende technische en organisatorische maatregelen: 

          I.            Technische maatregelen 

1.         Logische toegangscontrole tot IT-systemen 

Doel: ongeoorloofde toegang tot de IT-systemen waarop de gegevens worden verwerkt, voorkomen. 

●         Registratie van toegang tot IT-systemen 

●         Identificatie van gebruikers via nominatieve gebruikersaccounts 

●         Beperking van het aantal pogingen om toegang te krijgen tot een account (accountvergrendeling) 

●         Robuust wachtwoordbeleid (gebruikers/beheerders) 

●         Verplichte en controleerbare procedure voor vergeten wachtwoorden 

●         Beleid voor toegang tot IT-systemen met procedure voor autorisatiebeheer en regelmatige evaluatie 

●         Toegang tot IT-systemen alleen na tweefactorauthenticatie 

●         Veilige externe toegang tot IT-systemen (VPN, sterke authenticatie, enz.) 

●         Speciale beveiligde serverbeheerconsole 

●         SIEM/SOC 

●         Beveiliging van het draadloze netwerk 

●         Mobiele apparaten beveiligd door middel van encryptie 

●         Automatische sessievergrendeling bij inactiviteit 

●         Regelmatige updates van antivirussoftware en firewall (automatisch of handmatig) 

●          Onmiddellijke installatie van kritieke updates van het besturingssysteem 

●         Installatie van applicatie-updates in geval van een kritieke kwetsbaarheid 

2.        Toegangscontrole voor gegevens 

Doel: ongeoorloofde/illegale toegang tot en activiteiten met gegevens voorkomen 

●         Toegang tot IT-systemen loggen 

●         Toepassing van standaard PSA-toegangscontroles voor gegevens 

●         Pseudonimisering 

●         Toegang tot gegevens beperken tot personen met een legitieme zakelijke behoefte 

●         Verbindingen en toegang tot gegevens loggen 

●         Formalisering van toegangsrechten 

3.        Controle op gegevensuitwisseling 

Doelstellingen: zorgen voor veilige gegevensoverdracht en ongeoorloofde overdracht voorkomen 

●         Toegang tot IT-systemen registreren 

●         Versleuteling van gegevens die via internet worden verzonden (e-mailversleuteling, beveiligde verbinding tijdens verzending met behulp van SSL-versleuteling) 

●         Toegang op afstand via VPN-verbinding 

●         Gebruik van elektronische handtekeningen 

4. Controles op de integriteit van gegevens 

Doel: gegevens beschermen tegen wijzigingen en de traceerbaarheid van elke gegevensinvoer, -wijziging of -verwijdering waarborgen ☒ Logboekregistratie van activiteiten van systeembeheerders  

●         Registratie van toegang tot IT-systemen 

5. Controles op de beschikbaarheid van gegevens 

Doel: voorkomen van verlies/vernietiging van gegevens, zelfs tijdelijk, ongeacht of dit per ongeluk of opzettelijk gebeurt. 

●         Regelmatige back-up van gegevens, met controles op de voltooiing en verificatie van back-ups 

●         Procedures voor het herstellen van back-ups, met regelmatige tests 

●         Opslag van back-upmedia op een externe locatie 

●         Bedrijfscontinuïteitsplan met regelmatige tests 

●         Bedrijfsherstelplan met regelmatige tests 

●         Conform, geavanceerd gebruik van oplossingen voor systeembescherming 

6. Scheidingscontroles 

●         Logische/fysieke segmentatie van gegevens voor meerdere klanten 

●         Sandboxing 

7. IT-ontwikkelingscontroles 

●         Testen van IT-ontwikkelingen op fictieve of geanonimiseerde gegevens 

●         Opleiding van ontwikkelaars in de principes van gegevensbescherming door standaardinstellingen en in de ontwerpfase. 

   II. Organisatorische maatregelen 

●         Procedures voor het testen, analyseren en evalueren van de doeltreffendheid van technische en organisatorische maatregelen (inbraaktests, interne en externe kwetsbaarheidsscans, enz.) 

●         Procedures voor het beheer van beveiligingsincidenten 

●         Beveiligingsbeleid 

●         IT-handvest 

●         Bewustmakingstraining op het gebied van beveiliging voor gebruikers 

●         Training van medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van gegevens die aan de dienstverlener zijn toevertrouwd 

●         Regelmatige beoordeling van onderaannemers (voorafgaand aan de onderaanneming en tijdens de onderaannemingsperiode) 

●         Daarnaast verwijzen we naar de IT-beveiligingsnormen die worden toegepast door AWS, onze cloudgebaseerde serverserviceprovider. 

- EINDE VAN HET DOCUMENT -